Ein Sterbefall wird in der Regel von Bestattungshäusern und Institutionen wie Kliniken oder Senioreneinrichtungen beim Standesamt angezeigt.Über die Anzeigenden erhält das Standesamt Informationen über z.B. die Berufe oder die Vermögenswerte der Verstorbenen. Es handelt sich hierbei auch um nicht gesicherte bzw. belastbare Informationen.
Nach der Beurkundung des Sterbefalls werden die für die Finanzverwaltung relevanten Daten dem für die Verwaltung der Erbschaftssteuer zuständigen Finanzamt, in dessen Bezirk sich der Sitz des Standesamts befindet, gesammelt einmal im Monat übermittelt. Laut Erbschaftssteuergesetz (ErbStG) und Erbschaftssteuerdurchführungsverordnung (ErbStDV) müssen alle Sterbefälle der Finanzverwaltung mitgeteilt werden.
Die Erarbeitung des zukünftigen elektronischen Mitteilungsverkehrs musste im Projekt XPersonenstand zurückgestellt werden. Der Prozess wird weiterhin von Seiten der Finanzverwaltung analysiert und aufgrund von Doppelübermittlungen ggf. überarbeitet. Entsprechende Hintergründe können dem Kapitel 7 der Spezifikation XPersonenstand entnommen werden.